Oprydning i papirer – KonMari kategori nr. 3

Dette indlæg er mit fjerde blogindlæg om oprydning efter Marie Kondos KonMari-principper. I dag taler jeg om papirer KonMari…

Hvis du endnu ikke har læst mit indlæg om introduktion til KonMari og Marie Kondos metode, er det en god idé at læse dette først. Der gennemgår jeg Marie Kondos principper for oprydning, så du starter på den bedst mulige måde.

Når du rydder op efter KonMari metoden, gælder det ikke om at smide de ting ud, du kan undvære. Det handler om kun at beholde de ting, der gør dig glad.

Marie Kondo bruger udtrykket “Spark Joy” – at få en gnist af glæde. Når du rører ved en ting, du virkelig holder af, kan du føle en “elektrisk impuls”, som gør dig glad.

KonMari er ikke kun en oprydningsmetode, det er en måde at tænke på. Du kan finde endnu mere inspiration i NetFlix serien ‘Tidying up with Marie Kondo’ eller ved at læse hendes bøger ‘Magisk oprydning’ og ‘Spark Joy’ (kun på engelsk).

Den rækkefølge og de fem kategorier, du bør følge, er:

1. Tøj
2. Bøger
3. Papirer (dette indlæg)
4. Komono – alle andre ting
5. Ting med affektionsværdi

Tredje kategori i KonMari er papirer

Marie Kondo mener, man bør stræbe efter at smide ALLE sine papirer ud! “Åh nej”, tænker du straks. “Det kan jeg da umuligt gøre!”

Jeg lover dig, at når du har læst hele indlægget igennem, og også har fundet alle dine papirer frem og gennemgået dem, har du helt sikkert et lidt andet syn på sagen.

Man skal ikke smide papirer og dokumenter ud for enhver pris. Du skal blot kun gemme dem, som gør dig glad, eller som det er tvingende nødvendigt at gemme.

Når jeg kan, så kan alle. Jeg har altid været samleren og rigsarkivaren i familien, kun overgået af min far, tror jeg;-) Men jeg kunne også skaffe mig af med langt de fleste papirer, som jeg har gået og gemt på.

Jeg fik desværre ikke taget et før-billede, men vi havde 8 ringbind, adskillige arkivkasser og en del stakke med papirer. Det tog mig en weekend at komme det hele igennem.

Tre kategorier

Papirer kan deles ind i tre gemme-kategorier:

1. De papirer, du bruger lige nu.
2. De papirer, du skal gemme i en begrænset periode.
3. De papirer, som skal gemmes for altid.

Find alle dine papirer frem, både de løse stakke, du har liggende og de ringbind, der huser dine papirer. Gå målrettet frem og hold en lille pause med et glas vand eller en snack, når dit hoved er fyldt helt op af beslutninger.

De papirer, du bruger lige nu, kan fx. være undervisnings- eller kursuspapirer, som du er i gang med at modtage undervisning i. (Se længere nede i indlægget, hvornår de mister deres værdi og kan smides ud.)

Papirer eller dokumenter, som skal gemmes i en begrænset periode, er fx købsbeviser, som du skal gemme, indtil garantien er udløbet. Derefter kan de smides ud.

De papirer som skal gemmes for altid, er der ikke mange af. Det er virkelig værdifulde papirer, som ikke sådan lige er til at erstatte. Herunder hører skøde på huset og dåbs- og vielsesattester.

Papirer, jeg skal have gjort noget ved nu

Find en æske eller magasinholder, som du kan samle de papirer i, som du skal ordne i nærmeste fremtid. Det, som Marie Kondo omtaler som Pending papers, “afventende papirer”.

Det kan være regninger, der skal betales, et brev du skal have svaret på, invitation til en fest…

På den måde passer du på de papirer, du skal have gjort noget ved nu, så de ikke bliver væk i alle de andre papirer.

Jeg brugte et kartonomslag fra Søstrene Grene med to indvendige lommer i. En til min mands papirer og en til mine.

Jeg bruger stadig metoden til papirer, som der skal gøres noget ved, så de ikke bliver væk, men ligger samlet. Dermed er det nemt at finde dem igen, og at bevare overblikket, om der er noget, jeg skal tage mig af.

Sæt tid af til at ordne dine afventende papirer

Når du har sorteret alle dine papirer og har samlet de papirer, som afventer yderligere handling, så sæt tid af til at få dem ordnet.

Når du først har svaret på brevet eller betalt regningen, behøver du ikke gemme dem længere og kan få dem videre i systemet. (=Ud.)

Dit mål er altid at være på forkant med papirstakken, så den er mindst mulig, og at din mappe med papirer forbliver så tom som muligt.

E-boks er smart

Få så mange dokumenter som muligt i din E-boks eller netbank. Det gælder kontoudtog, regninger, afregninger, betalingsservice etc.

Der er ingen grund til at få en fysisk kopi og heller ingen grund til at printe det ud. Den bliver hverken mere eller mindre nøjagtig af det, men papirløst samfund er bedre end ét, hvor vi bruger unødigt meget papir.

Afmeld alle papirversioner og få dem elektronisk i stedet.

Kontoudtog

Får du et fysisk kontoudtog, så smid det ud, når du har gennemgået det og afstemt det med din konto. Du får det nemlig udelukkende af denne grund.

Derefter har det ingen værdi for dig. Du kan roligt smide det ud i stedet for at gemme det i en mappe.

Regninger

Når du først har betalt din regning, er der ingen grund til at gemme papiret. Du har bankoverførslen som bevis på, at du har betalt den.

Brugsanvisninger

Prøv at åbne din mappe med brugsanvisninger, og kig dem igennem. Hvor mange af dem er på ting, som er gået i stykker, eller som du ikke længere har?

Hvornår har du sidst brugt en fysisk manual eller brugsanvisning? Hvis opvaskemaskinen kommer med en fejlmeddelelse, er det langt hurtigere at google fejlnummeret og modelnummeret, end det er at finde en mappe og bladre frem til den rigtige brugsanvisning.

Skulle det vise sig, at du får brug for en brugsanvisning, findes de på producentens hjemmeside, eller du kan skrive en mail til dem og få den hjælp, du har behov for.

Brugsanvisninger optager en del plads, og jeg mener seriøst, at du kan undvære dem allesammen. Vores er væk og smidt ud.

Garantibeviser

Læg dine garantibeviser og købsbeviser samlet i en plasticlomme. Det er yderst sjældent, du vil få brug for at fremvise dem til forsikringen, og så er det lige så nemt at bladre kvitteringerne igennem, som det er at lave huller i hver enkelt kvittering og sætte dem i en mappe.

Alternativt kan du scanne alle kvitteringerne ind eller tage et billede af dem med din telefon. Hvis du skal sende dem til forsikringen, vil de alligevel have dem elektronisk.

Omdøb filen på computeren til et sigende navn, fx Vaskemaskine 2018, og gem alle filerne samlet.

Gennemgå alle dine kvitteringer og garantibeviser, og smid dem ud, som er forældede.

Noter og notater

Hånden op, jer der gemmer papirer og noter fra gamle kurser eller uddannelser! Hvor tit har du brugt dine noter fra gymnasiet, efter du blev student? Eller fra det kursus, du tog i pileflet eller mindfulness?

Hvis du har brug for din viden, omsætter du den hurtigere til virkelighed, når du lige er færdig med kurset, og stadig er begejstret og kan huske det hele.

Efter et kort stykke tid glemmer du lidt af det – men jeg er helt sikker på, du ikke slår op i dine noter ret tit, om nogensinde.

Alle studenter bør lave en rituel afbrænding efter gymnasiet. De får aldrig læst de noter igen…

Jeg havde mange “genkendelsens-glæde-øjeblikke”, da jeg gennemgik mine projekter og tegninger fra Arkitektskolen. Jeg kunne dog sagtens tage afsked med langt de fleste af dem. Jeg beholdt kun tre projekter, heriblandt mit afgangsprojekt, som var en konferencestol, der både kunne stables og kobles.

Skil dig endelig også af med dine gamle kalendere, nu du er i gang;-)

Børnetegninger

Nogle børnetegninger og -gaver hører helt klart ind under den sidste kategori i KonMari: Ting med affektionsværdi.

Jeg vil dog opfordre dig til at foretage grovsorteringen under papirer og kun lægge dem, du er i tvivl om, til side til senere.

Kig på hver tegning (hvis du ikke har hundredevis af dem) og mærk, om den gør dig glad. Hvis den gør, skal den gemmes. Hvis ikke, skal den ud. Udvælg dine favoritter og gem dem i en foldemappe eller en æske. Der er ingen grund til at gemme hver enkelt i en plasticlomme i en mappe. Det vil fylde alt for meget.

Har du RIGTIG mange børnetegninger, kan du bladre dem igennem stak for stak, og er der nogen, der skiller sig ud eller er ekstra fine, så er det dem, du gemmer.

Junior og jeg havde et ritual, da han gik i børnehave, hvor vi brugte fem minutter sammen på, at han lavede en tegning på notatsiderne bagerst i min kalender, før vi sagde farvel. Heldigvis daterede jeg dem og skrev, hvad han havde tegnet.

Kalenderen dukkede op mellem hans tegninger, og jeg kunne nemt skille mig af med resten af kalenderen, mens jeg gemte de små, daterede tegninger.

PS: Jeg ville ønske, at jeg havde dateret alle børnenes tegninger, da de kom hjem med dem. Hvis du stadig har mindre børn, så begyndt straks på det;-)

Lykønskningskort og julekort

Et kort, som ledsager en gave, eller som du modtager til din fødselsdag, kan være svær at skille sig af med. Der står en hilsen, måske et digt eller et ønske for din fremtid. Det samme gælder julekort.

Et kort har det formål at videregive en hilsen. Når du har læst det, har kortet ikke yderligere formål. Derfor kan du roligt skille dig af med det.

Du skal selvfølgelig beholde dem, som virkelig giver dig en gnist af glæde. Opbevar dem samlet.

Udklip og løse sedler

Har du opskrifter til at ligge, som du har klippet ud, men aldrig afprøvet? Har du gemt biografbilletter, turistkort, billetter fra Vatikanmuseet? Små opskriftshæfter, som du har taget med hjem fra supermarkedet, men aldrig kigget i?

Giver det dig glæde at se dem igen, eller er du ligeglad? Saml de opskrifter, du vil afprøve i en plasticlomme, og sæt tid af til at afprøve dem – eller smid dem ud;-)

Vil du gerne gemme ferieminder, så lav en bog eller en mappe, hvor du klistrer dem ind sammen med billeder og lidt historier fra turen.

Hvor mange sedler hænger der på dit køleskab? Er det nødvendigt med menuen fra de fire nærmeste pizzeriaer, når du altid bestiller nummer 13 med ekstra ost?

Har du gemt artikler til en veninde, men ikke lige fået dem givet videre? Så gør det! Hellere i dag end i morgen:-)

Mine erfaringer med papirer KonMari

Oldefars æske

Jeg har tidligere skrevet et indlæg om min oldefar og hans tobaksæske, som jeg har arvet.

I den æske har jeg lagt notater til opskrifter, så jeg kunne finde dem frem, når jeg var klar til at skrive et blogindlæg om dem.

Jeg åbnede æsken for at begynde at sortere i dem. Mange af notaterne havde jeg ikke skrevet på, hvad det var for en opskrift, eller hvor lang tid den skulle have i ovnen. Dem kunne jeg roligt smide ud, eftersom jeg slet ikke vidste, hvad det var.

Andre notater kunne jeg huske, at jeg ikke var helt tilfreds med resultatet af. De røg også ud.

Der blev under 20% tilbage, som jeg skal have skrevet ind på bloggen og have lavet blogindlæg om. Nogle skal afprøves igen, så jeg kan tage billeder af dem.

Nogle ting har jeg billeder af, men opskriften kan forbedres, så den bliver endnu bedre.

Æsken skal tømmes helt. Målet er altså ikke at smide æsken ud, men at gøre den tom eller så tæt på som muligt.

Min mands papirer

Du skal udelukkende gennemgå dine egne papirer. Princippet for papirer KonMari er at mærke efter hvilke papirer, der gør DIG glad.

Jeg har ikke sorteret i min mands papirer. De sidder i mapper i den orden, han foretrækker, men til gengæld har jeg samlet dem i en kasse på loftet.

I mappen sidder ansøgninger, udtalelser, opsigelser, hans første lønsedler og andre jobrelaterede papirer, så det er ikke papirer, han bruger, men han vil gerne gemme dem.

Dog har jeg sorteret vores fælles papirer til et minimum. Otte fyldte brevordnere af den brede slags blev tømt…

Hvad er der tilbage?

Jeg (vi) har fire tynde ringbind i reolen. De er i mine yndlingsfarver, sart grøn med lidt guldprikker – og et enkelt, som er stribet i hvid og lilla. (Købt hos Søstrene Grene, hvis du vil vide det.)

Det ene indeholder de vigtige dokumenter, som ikke er sådan lige at få erstattet: Skøde på huset, vielsesattest og dåbsattester.

To af dem er med købsbeviser/garantibeviser. Dem skal jeg have kigget på igen ved lejlighed. Jeg har kun fjernet alle de brugsanvisninger, som var opbevaret sammen med, og de købsbeviser, som sprang mig i øjnene som værende virkelig forældede. De kan helt sikkert reduceres yderligere.

Den sidste mappe rummer papirer på vores ferielejlighed.

Ingen af mapperne er dermed fyldte, men de er delt op, så det er nemmere at finde det stykke papir, jeg skal bruge.

Kassen på loftet

Jeg har en kasse på loftet. I den er de papirer, jeg har om min fars slægtsforskning. Det gør mig glad, og jeg anerkender hans store arbejde, men jeg har bare ikke behov for at læse dem lige nu og her.

Derfor har jeg pakket dem væk som papirer, der skal gemmes for evigt. Selvfølgelig står der på kassen, hvad der er i.

Mit allerbedste tip

Mit allerbedste tip til at håndtere papirer KonMari er at sortere posten ved papirskraldespanden.

Åbn brevene med det samme og smid kuverten og evt. reklamepost ud med det samme, hvis du ikke har tænkt dig at læse det.

Når du kommer ind i huset med posten, så lad være med at lægge det fra dig, før du har taget stilling til, hvad det skal.

Er det breve, som kræver, at du svarer, aflæser vandmåleren, betaler en regning? Så gør det med det samme eller læg det i din samlemappe med papirer, du skal gøre noget ved.

Nej tak til reklamer

Vi har et “nej tak til reklamer” på vores postkasse, og du skulle overveje det samme.

Du kan finde alle reklamer på nettet. På Tilbudsugen eller Mine Tilbud kan du finde elektroniske reklameaviser – ligesom du kan søge efter bestemte varer på tværs af alle reklameaviserne.

Tilbudsugen har endda en app til både Android og Iphone, som du kan downloade, hvis du ikke bare vil læse dem på nettet.

Ved at tilmelde dig NejTak+ kan du selv bestemme hvilke tilbudsaviser, du vil modtage. På den måde får du ikke unødigt meget papir ind i huset, som du senere skal tage stilling til.

Insisterer du på at læse papirversionen af reklame- og tilbudsaviserne, så nøjes i det mindste med at modtage dem, du har interesse i at læse.

Du støtter ikke butikkerne ved at modtage deres reklameaviser. Du støtter dem ved at handle i dem.

Hvad med dit skrivebord på jobbet?

Hvordan ser dit skrivebord ud på jobbet? Eller dine skabe?

Statistikker viser, at gennemsnitspersoner bruger 30 minutter om dagen på at lede efter ting. Folk, der roder meget, kan bruge op til to timer om dagen på at lede efter en bestemt ting. (Tro mig, jeg har været der, da jeg ikke havde en fast skrivebordsplads på jobbet og måtte pakke alting ned hver dag, når jeg gik hjem…)

Hvis vi antager, at du bare er en gennemsnitlig lønmodtager, spilder du ca. 10 timer om måneden på at lede efter ting, som du kunne finde på et øjeblik, hvis alle dine papirer lå i (dit) system.

Forestil dig, at chefen ulejliger dig på din fridag, for at spørge efter en ordrebekræftelse. (Nej, han burde ikke ringe på din fridag, men nogle chefer har ikke den barriere og ringer alligevel… True story.)

I stedet for et “Jeg vil mene, at den er i den stak, som ligger på andennederste hylde i det højre skab”, ville det være fedt at have kunnet sige: “Tag mappen med 2. kvartal 2019 og kig under H for Hansen.”

Det tager et par timer at sætte dit skrivebord og arbejdsliv i system, men tiden er godt givet ud. Sorter en time eller to først på dagen hver dag i en uge, og du er godt med igen.

Makulér eller riv i stykker

Nogle af de papirer, du skiller dig af med, indeholder personfølsomme oplysninger, fx dit personnummer på lønsedlerne, årsopgørelser eller kontoudtog.

Disse papirer bør makuleres, så ingen kan læse dem. Måske kan du låne en makulator på jobbet. Ellers bør du rive papirerne i småstykker eller brænde dem.

For din egen sikkerheds skyld.

Opsummering på papirer KonMari

1. Del dine papirer ind i tre kategorier:
   De papirer, som du bruger lige nu.
   De papirer, som skal gemmes i en begrænset periode.
   De papirer, som skal gemmes for altid.
2. Tilmeld så meget som muligt til E-boks.
3. Saml alle garantibeviser i en plasticlomme.
4. Håndter post og regninger med det samme, de kommer ind i huset.
5. Sorter posten ved papirskraldespanden.
6. Makulér personfølsomme papirer.

Vil du have mere inspiration til at rydde op i dit hjem og dit liv, kan du læse mine indlæg om KonMari her.